Automatické odsouhlasení závazků: AI za 30 minut místo dne
Klíčové poznatky
- →Workflow v Elys Automate napojí účetní systém, e-mailovou schránku a AI do jednoho automatického procesu bez programování.
- →Claude vytěžuje data z faktur (i neskenovaných PDF), ChatGPT generuje srozumitelný popis každé nesrovnalosti v češtině.
- →Odsouhlasení závazků, které trvalo 6–8 hodin, zvládnete s AI za 30 minut aktivní práce měsíčně.
Odsouhlasení závazků je jedna z těch úloh, které spolehlivě pohltí celý pracovní den – a přesto se v ní snadno udělá chyba. Ručně prochází účetní faktury od dodavatelů, porovnává je s objednávkami, kontroluje zaúčtování a dohledává nesrovnalosti v e-mailech a tabulkách. Firmám, se kterými pracujeme, tento proces pravidelně trvá 6 až 8 hodin měsíčně – a to u těch menších. Větší firmy s desítkami dodavatelů mluví klidně o dvou celých dnech. S kombinací Claude, ChatGPT a Elys Automate lze celý workflow zkrátit na 30 minut aktivní práce.
Proč to funguje? Moderní AI modely dokáží číst strukturovaná i nestrukturovaná data – tedy jak CSV exporty z účetního systému, tak naskenované faktury nebo PDF výpisy. Elys Automate jako automatizační nástroj od Elys pak propojí jednotlivé kroky do jednoho plynulého workflow, které běží samo: přijme dokument, předá ho AI ke kontrole, porovná data a upozorní vás pouze na skutečné nesrovnalosti. 🎯 Výsledek? Místo procházení stovek řádků v tabulce vidíte jen seznam výjimek, které vyžadují váš odborný úsudek.
Jak na to krok za krokem
Krok 1 – Připravte datové zdroje a napojte je na Elys Automate. Exportujte z účetního systému (Pohoda, Money S3, Helios nebo jiný) aktuální seznam závazků ve formátu CSV nebo XLSX. Zároveň nastavte v Elys Automate trigger, který sleduje složku nebo e-mailovou schránku, kam chodí faktury od dodavatelů – ať už jako PDF přílohy, nebo jako e-maily s daty v těle zprávy. Celé napojení zvládnete bez programování díky připraveným konektorům.
Krok 2 – Nechte Claude vytěžit a normalizovat data z faktur. Pro každou příchozí fakturu spustí Elys Automate volání Claude API s promptem, který z dokumentu vytáhne klíčové údaje: číslo faktury, IČO dodavatele, částku, datum splatnosti a číslo objednávky. Claude si poradí i s různými formáty a jazyky – včetně skenů s nepřesným OCR. Výstupem je strukturovaný JSON, který jde rovnou do dalšího kroku.
Krok 3 – Spusťte porovnání a nechte ChatGPT vyhodnotit výjimky. Elys Automate vezme JSON z předchozího kroku a porovná ho s exportem závazků z účetního systému. Shody automaticky označí jako vyřízené. Pro položky, kde se data liší o více než 1 % nebo chybí spárování, vyvolá volání ChatGPT, který vygeneruje stručný popis nesrovnalosti v češtině – například „Faktura 2026-0451 od dodavatele XYZ: rozdíl 340 Kč, pravděpodobná příčina – dobropis nezaúčtován." Výsledný přehled výjimek přijde e-mailem nebo se zapíše do Elys Data, kde ho vidí celý tým. 🚀 Aktivní práce účetního pak spočívá jen v rozhodnutí o těchto konkrétních případech.
Časté chyby a jak je obejít
Chyba č. 1: Příliš volný prompt pro Claude vede k nekonzistentním výstupům. Pokud Claude dostane jen obecný pokyn „vytáhni data z faktury výsledky se liší v závislosti na formátu dokumentu – jednou vrátí datum ve formátu DD.MM.RRRR jindy RRRR-MM-DD a porovnání pak selže. Řešení je jednoduché: v promptu explicitně definujte výstupní JSON schéma s pevnými názvem polí a formátem dat. Stačí jednou připravit šablonu a Elys Automate ji použije vždy stejně.
Chyba č. 2: Zapomenutá validace na straně Elys Automate před voláním AI. Mnoho týmů pošle do Claude i prázdné soubory, duplicity nebo e-maily bez přílohy – AI pak vrátí nesmyslný výstup nebo chybu, která zastaví celý workflow. Přidejte do Elys Automate jednoduchý filtr hned na začátku: pokud příloha chybí nebo je menší než 5 kB, workflow přeskočí volání AI a pošle upozornění. Tím ušetříte nejen peníze za API volání, ale i čas strávený laděním výjimek.
Chcete workflow rozjet u vás?
Automatizace odsouhlasení závazků není projekt na měsíce – při správném nastavení ho rozjedete do dvou týdnů a od prvního měsíce ušetříte nejméně 6 hodin opakované ruční práce. Pokud chcete vědět, co přesně by dávalo smysl pro vaši účetní agendu a jaké nástroje Elys máte k dispozici, kontaktujte tým Elys – rádi se podíváme na váš konkrétní případ. A pokud chcete nejdřív orientační cenu, stačí vyplnit online kalkulačku.
Další články