Krok 1 – Připravte strukturu projektu v Elys Projects. Vytvořte nový projekt a rozdělte ho na etapy (zemní práce, hrubá stavba, instalace, dokončovací práce). Ke každé etapě přidejte úkoly s odhadovanými náklady – stačí základní rozpis z nabídky. Elys Projects umí tuto strukturu propojit s dalšími nástroji Elys, takže data z faktur a objednávek tečou automaticky do správné etapy bez ručního kopírování.

Krok 2 – Napojte příchozí faktury a dodací listy přes Elys Automate. Nastavte jednoduchý automatizační scénář: jakmile dorazí PDF faktura nebo dodací list na dedikovaný e-mail, Elys Automate ji rozpozná, vytáhne částku, dodavatele a etapu projektu a zapíše skutečné náklady přímo do Elys Projects. Celé nastavení zabere poprvé asi 45 minut – pak běží samo. Pro kontrolu smluv a faktur od nových dodavatelů použijte Claude nebo ChatGPT: nahrajte dokument a zeptejte se, zda ceny odpovídají původní nabídce a kde jsou skrytá rizika.

Krok 3 – Nastavte AI hlídání odchylek a týdenní report. V Elys Projects aktivujte automatické upozornění při překročení plánovaného rozpočtu etapy o více než 5 %. Pro týdenní přehled stačí jednou exportovat aktuální data jako CSV a vložit je do ChatGPT s promptem: „Jsi stavební controller. Tady jsou plánované a skutečné náklady po etapách. Napiš mi stručný report s největšími odchylkami, důvody a doporučeními, co udělat příští týden." Výstup máte za 8 minut místo hodiny ručního sestavování. 📊 Krok 4 – Koordinujte subdodavatele přes sdílené úkoly. Každý subdodavatel dostane přístup pouze ke svým úkolům v Elys Projects – vidí termíny, specifikace a může hlásit postup přímo v aplikaci. ChatGPT nebo Claude pak pomůže rychle sestavit instrukce pro subdodavatele: popište situaci a nechte AI formulovat jasné zadání v češtině i angličtině. Konec telefonátů a přeposílání e-mailů s přílohami.

Chyba 1 – Zanáší se jen část nákladů, materiál se zadává ručně a pozdě. Výsledkem je, že report nikdy neodráží realitu a odchylky se zjistí až na konci etapy. Řešení: důsledně nastavte Elys Automate tak, aby zpracovával všechny příchozí doklady automaticky a ihned. Stanovte interní pravidlo: žádný nákup materiálu nad 5 000 Kč bez digitálního dokladu zaslaného na projektový e-mail. To, co nesystém nezachytí automaticky, AI nehlídá.

Chyba 2 – AI reporty se berou jako finální pravda bez ověření. Claude i ChatGPT mohou číslo špatně interpretovat, pokud jsou vstupní data nekompletní nebo nekonzistentně formátovaná. Vždy přidejte do promptu instrukci „Upozorni mě, pokud jsou v datech mezery nebo nekonzistence" a výstupy alespoň jednou za měsíc křížově ověřte s účetnictvím. AI je skvělý asistent, ne náhrada za odpovědnost stavbyvedoucího.

Elys Projects i celá sada nástrojů Elys jsou navrženy tak, aby do stavební firmy zapadly bez dlouhého IT projektu – a my vám s nastavením rádi pomůžeme. Můžete nás kontaktovat tým Elys a probrat vaše konkrétní projekty, nebo si rovnou spočítejte náklady přes online kalkulačku. První úspora 3 hodin týdně přijde rychleji, než čekáte.