Krok 1 – Připrav vstupní data za 10 minut. Otevři Elys Notes nebo Notion a napiš strukturovaný brief o nové pozici: název role, tým, klíčové odpovědnosti, nástroje, které bude nováček používat, a jméno mentora. Přidej 3–5 vět o firemní kultuře a nejčastějších „gotchách prvních týdnů které znáš z praxe. Čím konkrétnější vstupy tím lepší výstup – AI si poradí s hrubým textem ale detail ji nasměruje správně.

Krok 2 – Nech Claude nebo ChatGPT sestavit plán. Vlož připravený brief a použij prompt: „Jsi zkušený HR business partner. Na základě těchto informací sestav 30denní adaptační plán pro nového zaměstnance. Rozděl ho na týdny, každý týden uveď 3–5 konkrétních cílů, klíčové schůzky a doporučené zdroje k nastudování. Plán musí být realistický a přátelský.

Claude odvede skvělou práci se strukturou ChatGPT zase dobře pracuje s firemním tónem – klidně vyzkoušej oba a výsledky zkombinuj.

Krok 3 – Dolaď, ulož a zautomatizuj. Výstup z AI zkopíruj do Elys Notes jako šablonu pozice a upravuj ji vždy jen tam, kde se liší konkrétní kontext. Pomocí Elys Automate pak nastav workflow: jakmile HR přidá nového zaměstnance do Elys CRM, systém automaticky vygeneruje draft adaptačního plánu z aktuální šablony, vytvoří úkoly v Elys Projects s termíny a odešle nováčkovi uvítací zprávu přes Elys Chat. Celý proces přejde ze 3 dní na 40 minut aktivní práce – zbytek běží sám. 🚀 Krok 4 – Přidej personalizaci pomocí vstupního dotazníku. Dva dny před nástupem pošli nováčkovi přes Elys Mail krátký dotazník (5 otázek): jaký má styl učení, co ho na pozici nejvíce zajímá, jaké nástroje zná a co mu v předchozím zaměstnání chybělo v onboardingu. Odpovědi vlož do Claude s instrukcí, aby upravil týdenní plán podle preferencí konkrétního člověka. Tento krok zabere navíc jen 5 minut, ale nováček okamžitě cítí, že firma myslí na jeho individuální potřeby.

Chyba č. 1: Příliš generický brief = příliš generický plán. Pokud do AI vložíš jen název pozice a dvě věty, dostaneš šablonu, kterou by si každý HR mohl najít na internetu. Řešení je jednoduché – věnuj přípravě briefu celých 10 minut a zahrň konkrétní nástroje firmy, jména klíčových kolegů a reálné výzvy, které nováček v prvním měsíci potká. Čím víc kontextu, tím víc se plán podobá tomu, co by napsal zkušený HR manažer znající firmu zevnitř.

Chyba č. 2: Plán existuje jen v PDF a nikdo ho nesleduje. Krásný dokument bez follow-upu je zbytečný. Nastav v Elys Automate automatické připomenutí pro mentora vždy v pondělí ráno prvních čtyř týdnů – zpráva přes Elys Chat shrne, co by tento týden mělo proběhnout, a požádá o krátký check-in s nováčkem. Nováčkovi samotným pak přijde ve čtvrtek automatické připomenutí, aby splněné milníky odškrtl v Elys Projects. Tento automatizovaný rytmus stojí jednu hodinu nastavení a ušetří stovky hodin manuálního hlídání ročně.

Pokud tě tento návod zaujal a chceš ho implementovat celý – od AI generování plánu přes automatické úkoly až po sledování milníků – rádi ti pomůžeme s nastavením na míru vaší firmě. Můžeš nás kontaktovat tým Elys a domluvit si bezplatnou konzultaci, nebo si rovnou spočítej investici přes naši online kalkulačku. Celé nastavení zvládneme během jediného dne – a tvůj tým bude mít funkční automatizaci ještě před příchodem dalšího nováčka.