Krok 1 – Nastavte vstupní bod pro faktury. Nejjednodušší přístup: vytvořte dedikovanou e-mailovou schránku faktury@vasefirma.cz (nebo použijte existující). V Elys Automate vytvořte scénář spouštěný modulem 'Watch Emails' – platforma sleduje tuto schránku každých 5–15 minut a reaguje na každý nový e-mail. Alternativně napojte sledovanou složku v Google Drive, kam účetní nebo dodavatelé faktury nahrávají přímo.

Krok 2 – Extrakce dat pomocí AI. Ke každé příloze (PDF nebo obrázek) v Elys Automate přidejte modul 'HTTP request' volající API Claude (Anthropic) nebo OpenAI GPT-4o. Připravte si prompt, který AI dává jasné instrukce: 'Z přiložené faktury extrahuj tato pole ve formátu JSON: cislo_faktury, dodavatel_nazev, dodavatel_ico, castka_bez_dph, castka_s_dph, datum_vystaveni, datum_splatnosti, popis_plneni. Pokud pole nenajdeš, nastav hodnotu null.' Tento prompt funguje bez úprav na 90 % faktur, které české firmy běžně dostávají. Pro složitější případy – faktury v němčině, anglické formáty – stačí do promptu přidat 'Dokument může být v jiném jazyce, extrahuj data i tak.' Krok 3 – Automatické zaknihování a notifikace. Výstup JSON z AI pošlete do dalšího modulu Elys Automate: buď přímé napojení na účetní software přes API (Pohoda, Fakturoid, Money S3 – všechny mají REST API), nebo jednoduše zápis do Google Sheets jako přechodný krok. Přidejte podmínku: pokud castka_s_dph přesáhne vámi stanovený limit (např. 50 000 Kč), scénář pošle Slack nebo e-mail notifikaci manažerovi ke schválení. Pod tímto limitem se faktura zaknihuje automaticky. Celý scénář v Elys Automate postavíte za 60–90 minut i bez programátorských znalostí. Pro pokročilejší workflow s vlastní logikou sáhněte po Elys Automate, které nabízí self-hosted variantu a neomezené spuštění bez poplatků za operace.

Chyba 1: Posíláte AI celý e-mail místo samotné přílohy. Výsledek je nepředvídatelný – model se snaží extrahovat data z textu e-mailu, nikoli z faktury. Řešení je jednoduché: v Elys Automate explicitně nastavte modul pro stažení přílohy jako samostatný soubor a až ten předejte do AI modulu. Zkontrolujte také MIME type – faktury v HTML formátu (někteří dodavatelé je takto posílají) vyžadují jiný handling než PDF.

Chyba 2: Příliš volný prompt bez výstupního formátu. Pokud AI dostane instrukci 'extrahuj data z faktury', vrátí různě strukturované odpovědi a váš JSON parser v Elys Automate selže. Vždy specifikujte přesný výstupní formát a přidejte příkaz 'Vrať POUZE validní JSON, žádný jiný text před ani za ním.' Druhá záchrana: v Elys Automate použijte modul JSON Parse s fallbackem na ruční zpracování – scénář pak nekrachne, ale označí fakturu ke kontrole.

Chyba 3: Ignorujete duplicity. Dodavatelé občas posílají fakturu dvakrát, nebo ji někdo nahraje ručně i automaticky. Přidejte do scénáře jednoduchý kontrolní krok: před zápisem do Fakturoid nebo Sheets ověřte, zda záznam s daným číslem faktury a IČO dodavatele již neexistuje. V Google Sheets to zvládnete funkcí COUNTIF volanou přes Elys Automate, v API účetních systémů vyhledejte endpoint pro ověření duplicity.

Popsaný postup funguje, ale nastavení trvá déle, pokud narážíte na specifika vašeho účetního systému nebo nestandardní formáty faktur od klíčových dodavatelů. Tým Elys takové automatizace staví na míru – včetně napojení na Pohodu, Money nebo Fakturoid a testování na reálných datech z vaší firmy. Zjistěte, kolik vás ruční zpracování faktur ročně stojí, přes naši online kalkulačku, nebo rovnou kontaktujte tým Elys – první konzultace je zdarma a trvá 30 minut.