Krok 1 – Automatická agenda před poradou. Nejpozději den předem spusťte v Claude nebo ChatGPT prompt, který z vašich otevřených úkolů sestaví agendu. Stačí zkopírovat seznam otevřených bodů z Elys Projects nebo libovolného task manageru a zadat instrukci: „Seřaď tyto body podle priority, odhadni časovou náročnost každého bodu a navrhni strukturu 60minutového meetingu s časovým rozpisem." Výslednou agendu pak vložte jako novou stránku do Elys Notes – sdíleného prostoru pro zápisy a dokumenty vašeho týmu od Elys – a sdílejte odkaz s účastníky. Tým přijde připravený a porada začne hned věcí, ne dohadováním, o čem vlastně mluvit.

Krok 2 – Přepis a strukturování v průběhu meetingu. Zapněte nahrávání hovoru (Teams, Google Meet nebo Elys Chat) a po skončení nahrajte audio nebo automatický přepis do Claude s tímto promptem: „Jsi asistent pro firemní porady. Z přiloženého přepisu extrahuj: (1) klíčová rozhodnutí, (2) action items ve formátu Kdo / Co / Do kdy, (3) otevřené otázky, které je třeba dořešit, a (4) tříbodové shrnutí pro vedení." Claude vrátí strukturovaný výstup za méně než minutu. Pokud nahráváte pravidelné porady, nastavte v Elys Automate automatický tok: nahrávka → přepis → Claude API → výstup do Elys Notes bez jediného kliknutí navíc.

Krok 3 – Zápis a follow-up přímo v Elys Notes. Strukturovaný výstup z Claude vložte (nebo nechte vložit automatizací) do předpřipravené šablony stránky v Elys Notes. Šablonu si jednou nastavte: název porady, datum, účastníci, sekce pro rozhodnutí a action items. Každý action item propojte s příslušnou osobou a termínem. Tým vidí zápis v reálném čase, komentuje přímo v Elys Notes a manažer nemusí posílat jediný e-mail. Pro automatické upozornění na blížící se termíny splnění úkolů pak stačí jedno krátké pravidlo v Elys Automate – a nulová ztracená rozhodnutí jsou realitou. 🎯

Chyba 1 – Přepis je příliš „hrubý" a AI z něj vytvoří chaos. Pokud je zvukový přepis plný parazitních slov, překrývajících se replik nebo firemního žargonu, Claude nebo ChatGPT vrátí zmatený výstup. Řešení: před odesláním přepisu do AI vždy přidejte do promptu kontext – jméno firmy, interní zkratky a instrukci „ignoruj přerušení a opravy, pracuj jen s dokončenými myšlenkami." Alternativně použijte nástroj jako Whisper nebo Google Meet s nativní transkripcí, které přepis předčistí ještě před AI zpracováním.

Chyba 2 – Zápisy žijí v AI chatu, ne v jednom sdíleném místě. Nejčastější problém: manažer dostane hezký výstup z Claude, zkopíruje ho do e-mailu a za týden nikdo neví, kde zápis hledat. Řešení je jednoduché – Elys Notes jako jediné centrální místo pro všechny zápisy. Vytvořte jeden „meeting hub" s podstránkami pro každou poradu a dohodněte se s týmem, že zápisy jsou vždy tam a nikde jinde. Ušetříte si hodiny hledání a zároveň budujete firemní paměť, do které může kdykoli nahlédnout i nový člen týmu.

Celé toto workflow – od automatické agendy přes AI zápis až po sdílené Elys Notes – lze nastavit za jedno odpoledne. Pokud chcete pomoct s nastavením automatizací nebo se zajímáte o to, jak Elys Notes a Elys Automate fungují přímo ve vaší firmě, kontaktujte tým Elys nebo si spočítejte investici přes online kalkulačku. Váš příští meeting může být ten první, ze kterého nikdo neodejde s otázkou „a co vlastně bylo výstupem?".