Krok 1 – Připravte agendu s AI ještě před meetingem. Alespoň 30 minut před poradou otevřete ChatGPT a zadejte jednoduchý prompt: „Jsem vedoucí týmu ve firmě [název], máme meetingem na téma [téma], účastní se [role účastníků], cíl je [konkrétní výstup]. Vytvoř strukturovanou agendu s časovými bloky." ChatGPT vám vrátí hotový dokument, který jen zkontrolujete a zkopírujete. Agendu pak vložíte do Elys Notes – sdíleného pracovního prostoru od Elys, kde ji vidí celý tým ještě před meetingem a každý přijde připravený.

Krok 2 – Nahrajte nebo přepište průběh meetingu. Pokud se porada koná online, zapněte nahrávání v Google Meet nebo Teams. Po skončení nahrajte soubor do Claude (nebo použijte Whisper přes Elys Automate pro automatický přepis) a zadejte prompt: „Toto je přepis z týmové porady. Vytvoř strukturovaný zápis ve formátu: 1) Klíčová rozhodnutí, 2) Action items s konkrétní osobou a termínem, 3) Otevřené otázky, 4) Shrnutí pro nepřítomné." Claude je na tuhle práci výborný – zvládá dlouhé texty a rozumí kontextu lépe než většina nástrojů.

Krok 3 – Uložte zápis do Elys Notes a automatizujte sdílení. Výsledný zápis od Claude zkopírujte do Elys Notes, kde ho celý tým okamžitě vidí, může komentovat a doplňovat. Pak přichází finální trik: v Elys Automate si nastavte jednoduchý workflow – jakmile je dokument v Elys Notes označen tagem „zápis z meetingu automaticky se odešle souhrn action items do vašeho projektového systému nebo jako zpráva do týmového chatu. Žádné ruční kopírování žádné zapomenuté úkoly. 🎯 Celý proces od konce meetingu po rozeslaný zápis zabere méně než 10 minut.

Chyba 1 – Přepis je nekvalitní a AI pak generuje nesmysly. Tohle se stává, když nahrávka má špatnou kvalitu zvuku nebo mluví více lidí najednou. Řešení je jednoduché: na začátku meetingu požádejte účastníky, ať se střídají a nemluví přes sebe, a pokud jste v kanceláři, mějte mikrofon blízko. Alternativně si pořiďte jednoduché strukturované poznámky rovnou během porady (stačí kulky do Elys Notes na mobilu) a ty pak pošlete do Claude jako vstup místo přepisu. AI zvládne i hrubé notes a vytáhne z nich čistý zápis.

Chyba 2 – Zápis sice existuje, ale nikdo action items reálně neplní. AI vám sice vygeneruje krásný seznam úkolů, ale pokud zůstanou jen v dokumentu, efekt je nulový. Obejdete to tak, že v promptu pro Claude explicitně požádáte o výstup ve formátu „Kdo – Co – Do kdy" a tento seznam pak přes Elys Automate automaticky zapíšete jako karty do Elys Projects nebo rovnou přiřadíte konkrétním lidem. Uzavřená smyčka od zápisu po přiřazený úkol trvá pak doslova sekundy a zodpovědnost je jasná od první minuty.

Pokud vás láká myšlenka, že by se zápisy, agenda a action items dělaly prakticky samy, rádi vám pomůžeme celý workflow nastavit na míru vaší firmě. Můžete nás kontaktovat tým Elys a prodiskutovat, jak Elys Notes a Elys Automate propojit s nástroji, které už v týmu používáte – nebo si rovnou spočítejte investici přes naši online kalkulačku. Vaše porady mohou být od příštího týdne o čtyři hodiny lehčí.