Krok 1 – Seber podklady na jedno místo. Otevři novou stránku v Elys Notes a vlož do ní vše relevantní: shrnutí posledního hodnotícího rozhovoru, výsledky pulzního průzkumu (i jen pár vět), případné komentáře z projektových retrospektiv nebo záznamy ze schůzek jeden na jeden. Nemusí být hezky naformátované – stačí surový text. Pokud máte data z více lidí, vytvořte pro každého záložku a na konci přidejte záložku „Tým celkem".

Krok 2 – Nech AI odhalit vzorce. Zkopíruj obsah stránky z Elys Notes a vlož ho do Claude nebo ChatGPT s tímto promptem: „Jsi HR analytik. Na základě přiložených dat identifikuj top 5 mezer ve znalostech nebo dovednostech týmu, seřaď je podle dopadu na výkon a ke každé navrhni konkrétní vzdělávací formát (workshop, e-learning, mentoring, atd.). Výstup formátuj jako přehledný seznam s krátkým odůvodněním." Během minuty máš strukturovaný výstup, který by ručně trval hodinu.

Krok 3 – Přenes výsledky zpět do Elys Notes a nastav follow-up. Zkopíruj výstup AI zpět do Elys Notes, uprав ho na firemní kontext (přejmenuj generické pojmy, doplň konkrétní kurzy nebo interní školitele) a přidej ke každé mezeře odpovědnou osobu a termín. Elys Notes umí přiřazovat úkoly přímo v dokumentu – takže z analýzy rovnou vznikne akční plán. Na závěr sdílej stránku s vedoucími týmů jedním kliknutím. Žádné přílohy, žádné „kde jsme to měli?" 😊

Chyba č. 1: příliš obecné vstupy vedou k příliš obecným výstupům. Pokud do AI vložíte jen věty jako „Jana by se chtěla zlepšit v komunikaci dostanete zpět fráze jako „doporučujeme komunikační workshop". Řešení je jednoduché – do promptu přidejte kontext: jakou roli Jana zastává v jakých situacích komunikace vázne a jaké výsledky od ní firma očekává. Čím konkrétnější vstup tím akčnější výstup. Před spuštěním analýzy proto věnujte 5 minut tomu aby každý záznam v Elys Notes obsahoval alespoň roli projekt a konkrétní situaci.

Chyba č. 2: analýza vznikne, ale nikdo ji neaktualizuje. Klasická past – jednou za čtvrtletí se udělá skvělá analýza, uloží do sdíleného disku a po třech měsících ji nikdo neotevře. V Elys Notes tomu předejdete tak, že ke stránce nastavíte připomínku revize (stačí datum v názvu záložky nebo komentář s @mention) a do struktury dokumentu přidáte sloupec „Aktualizováno". Ještě lepší je propojit Elys Notes s Elys Automate a nastavit automatické upozornění pro odpovědné manažery vždy 2 týdny před plánovanou revizí – žádná ruční práce, nulové riziko, že analýza zapadne prachem.

Pokud chcete mít analýzu tréninkových potřeb jako standardní součást HR procesů – s automatickými připomínkami, sdílením mezi manažery a živou dokumentací v Elys Notes – rádi vám pomůžeme to nastavit na míru. Můžete nás kontaktovat tým Elys a probereme, jak to celé propojit s tím, co už ve firmě máte, nebo si nejdřív spočítejte orientační náklady přes naši online kalkulačku. První krok k chytřejšímu HR je jednodušší, než si myslíte.