Krok 1 – Vytvořte jednotný vstupní formulář. V Elys Data si připravte jednoduchou tabulku s poli: žadatel, popis nákupu, dodavatel, cena, kategorie výdaje a business case. Místo e-mailů pak všichni vyplňují právě tento formulář – žádné volné texty, žádné zapomenuté přílohy. Pokud už máte formulář v Google Workspace nebo Microsoft Forms, Elys Automate ho dokáže napojit přímo bez přepisování.

Krok 2 – Zapojte AI kontrolu policy před schválením. V Elys Automate nastavte scénář, který po odeslání formuláře pošle obsah žádosti do Claude nebo ChatGPT s přesným promptem: 'Porovnej tuto žádost s níže uvedenými pravidly pro výdaje. Uveď, zda splňuje limity, zda je kategorie správně zařazena a zda chybí nějaká povinná informace.' Pravidla nahrajte jako systémový kontext – stačí jednoduchý textový soubor. Claude pak vrátí strukturovaný výstup: OK / potřebuje doplnění / nad limitem vyžaduje vyšší schválení.

Krok 3 – Automaticky doručte schvalovateli přehledný souhrn. Na základě výstupu z AI Elys Automate rozhodne, komu žádost přiřadit (podle výše částky nebo kategorie), a pošle schvalovateli notifikaci přímo do Elys Chat nebo e-mailu. Součástí zprávy je přehledná kartička se všemi klíčovými daty a dvě tlačítka: Schválit / Zamítnout s polem pro komentář. Po kliknutí Elys Automate automaticky aktualizuje stav v Elys Data, informuje žadatele a případně spustí navazující kroky – například vytvoření záznamu v účetnictví nebo odeslání objednávky dodavateli. 🎯 Krok 4 – Nastavte eskalační pravidla a audit trail. V Elys Automate definujte časový limit: pokud schvalovatel nereaguje do 24 hodin, přijde reminder, po 48 hodinách eskalace na jeho nadřízeného. Veškeré schválení, zamítnutí i komentáře se automaticky logují v Elys Data – takže při případném auditu máte kompletní historii jedním klikem, bez prohrabávání se archivem e-mailů.

Chyba č. 1: příliš složitá pravidla hned na začátku. Mnoho týmů se snaží v prvním scénáři pokrýt úplně všechny výjimky a okrajové případy – a výsledkem je automatizace, která se zasekne u každé druhé žádosti. Začněte s nejčastějšími 80 % případů a výjimky nechte prozatím na manuálním zpracování. Pravidla v Claude promptu pak postupně zpřesňujte na základě reálných dat z prvních dvou týdnů provozu.

Chyba č. 2: schvalovatelé nedůvěřují AI výstupu a všechno stejně ručně překontrolují. To celou úsporu času zruší. Řešením je transparentnost: nechte Claude ve výstupu vždy uvést konkrétní pravidlo, na které se odkazuje, a zobrazit ho vedle doporučení. Schvalovatel vidí reasoning, ne jen orákulum. Prvních pár týdnů si nechte od schvalovatelů zpětnou vazbu přes jednoduchý rating v Elys Chat – zjistíte rychle, kde AI chybuje, a prompt opravíte.

Automatizace schvalovacích procesů patří k projektům s nejrychlejší návratností – první verzi scénáře v Elys Automate zvládnete zprovoznit za jedno odpoledne, a už první týden ušetříte hodiny práce celému týmu. Pokud chcete vědět, jak přesně to nastavit pro vaši firmu a jaký balíček Elys nástrojů dává smysl, kontaktujte tým Elys – nebo si rovnou spočítejte investici přes naši online kalkulačku. Rádi vám ukážeme konkrétní scénář na příkladu vaší firmy.