Krok 1 – Sjednoťte vstupní data v Elys Data. Nahrajte nebo propojte všechny zdroje nákladů: bankovní výpisy ve formátu CSV, přijaté faktury a cestovní příkazy. Každý záznam musí obsahovat alespoň tři pole: datum, částku a popis. Pokud popis neobsahuje projektový kód přímo, nevadí – to za vás vyřeší AI v dalším kroku. Elys Data poslouží jako centrální tabulka, ze které budou ostatní nástroje čerpat.

Krok 2 – Nechte Claude nebo ChatGPT přiřadit projektové kódy. Exportujte záznamy bez kódu do CSV a vložte je do Claude (claude.ai) nebo ChatGPT s promptem: 'Na základě popisu transakce a přiloženého číselníku projektů přiřaď každému záznamu správný projektový kód. Pokud si nejsi jistý, označ záznam příznakem ZKONTROLOVAT.' Výsledkem je tabulka s přiřazenými kódy, kterou vrátíte zpět do Elys Data. Celý krok trvá přibližně 5 minut.

Krok 3 – Sestavte přefakturační podklady a pošlete je automaticky přes Elys Automate. V Elys Automate nastavte workflow, které každý měsíc k pevnému datu: (1) stáhne aktuální data z Elys Data, (2) seskupí záznamy podle projektového kódu nebo střediska, (3) vygeneruje přehledný PDF výstup pomocí šablony a (4) odešle každý výstup odpovědnému projektovému manažerovi e-mailem nebo zprávou přes Elys Chat. Jednou nastavený workflow pak běží sám – bez jediného kliknutí z vaší strany. 🎯 Krok 4 – Přidejte vrstvu kontroly s Perplexity nebo Claude. Před odesláním finálních podkladů vložte souhrnný výstup do Claude s dotazem: 'Porovnej celkové náklady tohoto měsíce s průměrem posledních tří měsíců. Označ střediska s odchylkou vyšší než 15 % a navrhni možné vysvětlení.' Získáte okamžitou analytickou vrstvu, která by vám jinak zabrala další hodinu práce v Excelu.

Chyba č. 1: Nejednotné názvy projektů napříč systémy. Pokud účetní používá kód 'PROJ-23', obchodník 'Projekt 23' a faktura říká 'P23', AI se snadno splete nebo označí záznamy jako nerozpoznané. Řešení je prosté: před spuštěním celého procesu vytvořte jednoduchý číselník (mapovací tabulku) všech variant a názvů a přiložte ho ke každému AI promptu jako referenci. Claude i ChatGPT s ním pracují spolehlivě a chybovost klesne prakticky na nulu.

Chyba č. 2: Přílišná důvěra v AI bez záchranné sítě. AI přiřadí projektový kód správně v 90–95 % případů, ale zbývající procenta mohou být citlivá – zejména u sdílených režijních nákladů nebo faktur se vágním popisem. Proto vždy využijte příznak ZKONTROLOVAT (viz krok 2) a nastavte v Elys Automate podmínku: záznamy s tímto příznakem se automaticky přesměrují do samostatného přehledu, který účetní projde ručně. Tímto způsobem strávíte kontrolou místo hodin jen pár minut a přitom neztratíte jistotu správnosti dat.

Pokud vás zajímá, jak přesně nastavit workflow pro přefakturaci nákladů přímo pro váš účetní systém a strukturu projektů, neváhejte kontaktovat tým Elys – nebo si rovnou spočítejte investici přes naši online kalkulačku. Zkušenosti z praxe ukazují, že firmy s pravidelnou měsíční přefakturací ušetří po nasazení tohoto řešení průměrně 6 hodin měsíčně na jednoho účetního – a to bez jediné chyby v přiřazení nákladů.