Krok 1 – Připravte datové exporty jedním kliknutím. V Elys Automate nastavte trigger na konkrétní den v měsíci (například 28. v měsíci v 7:00) a workflow automaticky stáhne exporty otevřených pohledávek a závazků ze všech zapojených středisek nebo ERP systémů. Soubory se uloží do sdíleného úložiště ve standardizovaném formátu CSV nebo JSON – Elys Automate zvládne transformaci z různých zdrojových formátů bez toho, aby se účetní musel o cokoliv starat.

Krok 2 – Spusťte AI porovnání a identifikaci odchylek. Workflow v Elys Automate předá připravená data Claude (přes API), kde v systémovém promptu jasně definujete pravidla párování: stejné IČO protistrany, shodná částka ±0,50 Kč (kvůli zaokrouhlení), shodný variabilní symbol nebo číslo faktury. Claude vrátí strukturovaný seznam: spárované položky, nespárované položky na straně pohledávek, nespárované položky na straně závazků a podezřelé duplicity. Celé to trvá řádově minuty. Pro složitější texty nebo komentáře k transakcím lze doplnit ChatGPT, který přirozeně shrne nejasné případy do čitelného komentáře pro účetní.

Krok 3 – Výsledky dostanou správní lidé ve správný čas. Elys Automate vezme výstup z AI, vygeneruje přehledný report (ideálně jako Excel nebo PDF) a odešle jej přímo do Elys Chat nebo e-mailem odpovědnému účetnímu každého střediska. Nespárované položky nad nastavenou hranicí (například 10 000 Kč) automaticky vytvoří úkol v Elys Projects s termínem a přiřazeným vlastníkem. Žádná odchylka se tak neztrácí v příloze e-mailu a každý ví, co má řešit – report máte hotový dříve, než si stihnete uvařit kávu. ☕ Krok 4 – Nastavte zpětnou smyčku pro opakované problémy. Uložte historii výsledků do Elys Data, kde Claude jednou za kvartál analyzuje vzorce: která střediska mají opakovaně nespárované faktury, jaký typ transakce způsobuje nejvíce odchylek a kde se skrývají systematické chyby v zadávání dat. Tato zpětná vazba je zlatý důl pro zlepšení procesů a ušetří vám další hodiny v budoucnu.

Chyba č. 1 – Příliš volná pravidla párování vedou k falešným shodám. Pokud AI dostane instrukci „spáruj faktury se stejnou částkou může omylem spárovat dvě různé transakce které mají náhodou stejnou hodnotu. Řešení je jednoduché: vždy kombinujte alespoň tři identifikátory najednou (IČO protistrany + částka + variabilní symbol nebo datum splatnosti). V promptu pro Claude explicitně napište že shoda musí být potvrzena všemi třemi podmínkami – ne jen jednou z nich.

Chyba č. 2 – Zapomenuté výjimky způsobují zbytečné alerty. Každá firma má transakce, které prostě nikdy nebudou symetricky párovat: zálohy, haléřové vyrovnání nebo mezistřediskové přeúčtování paušálních nákladů. Pokud tyto výjimky neošetříte předem, AI vám bude každý měsíc hlásit stejné „odchylky které jsou ve skutečnosti v pořádku. Vytvořte si whitelist výjimek v Elys Data a do workflow přidejte krok který tyto položky automaticky vyřadí ještě před AI analýzou – ušetříte sobě i kolegům zbytečné nervování.

Pokud vás tento návod zaujal a chcete workflow nastavit přímo pro vaši účetní strukturu, kontaktujte tým Elys – rádi vám připraví řešení na míru. Nebo si rovnou spočítejte, kolik hodin a peněz automatizace ušetří právě vaší firmě, přes naši online kalkulačku. První workflow v Elys Automate bývá zprovozněno do pár dní a výsledky jsou vidět hned od prvního měsíčního uzávěrka.