Krok 1 – Připravte vstupní data: Exportujte ze svého mzdového systému seznam všech aktivních DPP za daný měsíc do CSV nebo Excelu. Sloupce, které budete potřebovat: jméno pracovníka, rodné číslo, výše odměny, kumulovaná odměna za rok u téhož zaměstnavatele a informace, zda má pracovník podepsané prohlášení poplatníka. Pokud zaměstnáváte přes více subjektů, připravte jeden souhrnný soubor s identifikátorem firmy.

Krok 2 – Nechte ChatGPT nebo Claude zkontrolovat limity a logiku: Otevřete ChatGPT (model GPT-4o nebo novější) nebo Claude a vložte mu exportovaná data spolu s tímto promptem: „Tady jsou data z DPP za [měsíc/rok]. Pro každý řádek urči: (a) zda odměna překračuje zákonný limit 11 500 Kč za měsíc, (b) zda vzniká povinnost odvodu zdravotního a sociálního pojištění, (c) výši srážkové daně pokud limit není překročen a prohlášení není podepsáno. Výsledek vrať jako tabulku CSV se sloupci: jméno, RČ, hrubá odměna, odvod ZP, odvod SP, srážková daň, čistá výplata." AI projde každý řádek, aplikuje aktuální pravidla a vrátí hotovou tabulku – to, co vám dřív trvalo hodinu v Excelu, máte za 3 minuty.

Krok 3 – Automatizujte celý tok přes Elys Automate: Jakmile si logiku ověříte jednou ručně, nastavte v Elys Automate workflow, které se spustí automaticky každý první pracovní den v měsíci. Scénář vypadá takto: Elys Automate stáhne exportní soubor z předem určeného sdíleného úložiště (OneDrive, Google Drive nebo interní server), pošle ho přes API volání do zvoleného AI modelu s vámi připraveným systémovým promptem, přijme výslednou CSV, zkontroluje součty a odešle vám e-mail se souhrnem i přiloženým souborem připraveným k nahrání do mzdového systému. Celý workflow nastavíte jednou za 90 minut a pak už jen schvalujete výsledky. 🎯

Chyba č. 1 – Zapomenutý kumulovaný příjem u více dohod u téhož zaměstnavatele: AI model pracuje jen s daty, která mu dáte. Pokud mu předáte jen odměnu za aktuální měsíc a vynecháte kumulaci za rok, může chybně vyhodnotit překročení ročního limitu nebo ho naopak přehlédnout. Řešení: do vstupního CSV vždy přidejte sloupec „součet odměn od začátku roku" – ten AI využije pro správné posouzení a vy máte jistotu, že výpočty odpovídají realitě.

Chyba č. 2 – Slepá důvěra v AI výstup bez kontrolního součtu: Claude i ChatGPT odvádějí skvělou práci, ale nejsou neomylné – zejména u okrajových případů jako jsou pracovníci s více souběžnými dohodami nebo retroaktivní opravy odměn. Nastavte si v Elys Automate automatický kontrolní krok: workflow sečte sloupce odvodů ve výstupní tabulce a porovná je s celkovým objemem mzdových nákladů ze vstupního souboru. Pokud rozdíl přesáhne 1 %, workflow vás upozorní a čeká na vaše schválení – teprve pak odešle soubor dál. Tento záchranný síťový krok vám ušetří případné doměrky i noční můry.

Nastavit celý workflow pro DPP odvody zvládnete s pomocí týmu Elys klidně za jedno dopoledne. Pokud chcete vědět, kolik by vás automatizace stála a co přesně byste získali, mrkněte na naši online kalkulačku – nebo rovnou kontaktujte tým Elys a probereme vaši situaci osobně. Účetnictví bez zbytečného ručního opakování je realita už dnes.