Krok 1 – Nahraj nebo přepiš záznam z porady. Pokud používáš online schůzky přes Teams nebo Google Meet, aktivuj vestavěný přepis (transcript). Fyzické porady nahrávej přes telefon a použij nástroj jako Whisper nebo Riverside.fm k převodu audio na text. Výsledný přepis ulož jako prostý text – to je surovina pro AI.

Krok 2 – Nech Claude nebo ChatGPT zpracovat přepis. Otevři Claude (doporučujeme pro delší dokumenty kvůli velkému kontextovému oknu) a vlož přepis s tímto promptem: 'Z přiloženého přepisu porady vytvoř: (1) seznam přijatých rozhodnutí, (2) action items ve formátu Úkol – Zodpovědná osoba – Termín, (3) stručné shrnutí porady do 5 vět. Formátuj jako Markdown.' Claude zpravidla vrátí přehledný dokument do 30 sekund. Pokud je přepis kratší nebo poradu vedeš v angličtině, ChatGPT funguje stejně dobře – vyzkoušej, co ti více sedí.

Krok 3 – Ulož výstup do Elys Notes a sdílej s týmem. Elys Notes je sdílený prostor pro týmové zápisy přímo v ekosystému Elys – stačí vytvořit šablonu stránky s bloky Rozhodnutí, Úkoly a Shrnutí a po každé poradě do ní vložit výstup z AI jedním copy-paste. Celý tým vidí aktuální zápis okamžitě, může k němu přidávat komentáře a nikdo se nevymlouvá, že nevěděl. Pokud chceš jít ještě dál, nastav v Elys Automate automatické odeslání shrnutí do týmového Slack kanálu ihned po uložení – tím elimiguješ i distribuci.

Krok 4 – Nastav pravidelný check-in. Jednou týdně (ideálně v pondělí ráno) otevři stránku s action items v Elys Notes a přepiš stav každého úkolu. Trvá to 5 minut a tým vždy ví, na čem stojí. Chceš-li to zautomatizovat, Elys Automate zvládne každý pátek večer sestavit reminder s nesplněnými úkoly a rozeslat ho přesně těm, koho se týká. 🎯

Chyba č. 1: Přepis je nekvalitní a AI generuje nesmysly. Stane se to zejména při nahrávání ve hlučném prostředí nebo při překrývajícím se hovoru více lidí. Řešení je jednoduché: vždy zkontroluj prvních 5 minut přepisu ještě před tím, než ho pošleš do Claude nebo ChatGPT. Pokud vidíš desítky chyb, přepis ručně oprav jen v klíčových pasážích – AI si poradí s menšími nepřesnostmi sama, ale potřebuje aspoň základní čitelnost. Alternativně přejdi na kvalitnější mikrofon nebo konferenční reproduktor.

Chyba č. 2: Zápis existuje, ale nikdo ho nečte, protože je moc dlouhý. AI výstup z hodinové porady může mít klidně 4 stránky – a to nikdo číst nebude. Proto v promptu vždy explicitně požaduj shrnutí do maximálně 5 vět a action items v bullet formátu bez zbytečného kontextu. Elys Notes navíc umožňuje mít nahoře stránky tzv. callout blok se shrnutím, který uvidí každý hned po otevření dokumentu – zbytek je pak dostupný těm, kdo chtějí detail.

Pokud chceš mít celý workflow nastavený a fungující do pátku – od přepisu přes AI zpracování až po automatické sdílení v Elys Notes – kontaktuj tým Elys a my ti připravíme konkrétní nastavení na míru tvému týmu. Nebo si rovnou spočítej, kolik hodin týdně ušetříš, přes naši online kalkulačku. Tři hodiny týdně zpět jsou za rok více než celý pracovní týden – to je čas, který si zasloužíš věnovat skutečným výzvám.