Krok 1 – Příprava a agregace dat přes Elys Automate: Vytvořte v Elys Automate automatický scénář, který každý měsíc k nastavenému datu stáhne výkazy docházky z vašeho HR systému, exporty odměn a bonusů z Elys Data a případné změny pracovních smluv z Elys Projects. Elys Automate je nástroj od Elys určený právě pro takovou integraci různých zdrojů dat – vše se sejde v jednom přehledném JSON souboru nebo Google Sheetu bez jediného ručního kopírování. Nastavení scénáře trvá zhruba 30 minut a pak běží každý měsíc sám.

Krok 2 – AI analýza odchylek přes Claude nebo ChatGPT: Výsledný soubor nahrajte do Claude (doporučujeme pro práci s dlouhými tabulkami a přesné číselné porovnávání) nebo ChatGPT s promptem: „Toto jsou mzdová data za [měsíc]. Porovnej hrubé mzdy s předchozím měsícem, identifikuj všechny odchylky větší než 5 %, označ zaměstnance s novou sazbou, nemocenskou nebo změnou úvazku a vytvoř přehledný seznam výjimek k ověření." Claude během dvou minut vrátí strukturovaný výstup – seznam výjimek s vysvětlením příčiny každé odchylky. Tím eliminujete potřebu procházet stovky řádků ručně.

Krok 3 – Schválení, finalizace a automatické notifikace: Projděte seznam výjimek, opravte případné chyby a potvrďte správnost dat – to je jediná část, kde je váš odborný úsudek skutečně nezbytný. Elys Automate pak automaticky rozešle notifikace o schválených mzdách odpovědným osobám, uloží auditní záznam s časovým razítkem do Elys Data a volitelně spustí přípravu podkladů pro bankovní příkazy. Celý cyklus od spuštění do finálního schválení zabere místo celého pracovního dne pouhých 55 minut. 🚀

Chyba č. 1 – Nechat AI pracovat se špatně strukturovanými vstupními daty: Pokud do Claude nebo ChatGPT nahrajete export plný sloučených buněk, nestandardních záhlaví nebo smíšených formátů datumů, výstup bude nepřesný a vy strávíte více času opravami než úsporou. Řešení je jednoduché: v Elys Automate nastavte krok „normalizace dat" před samotnou AI analýzou – to znamená automatické přejmenování sloupců do konzistentního formátu, převod datumů a odstranění prázdných řádků. Věnujte tomuto nastavení hodinu jednou a pak funguje navždy.

Chyba č. 2 – Spoléhat na AI bez namátkové kontroly výsledků: AI je vynikající asistent, ale není neomylná – zejména u zaměstnanců s komplexními schématy odměňování (provize, přesčasy, více pracovních poměrů) může dojít k přehlédnutí. Nenechte se unést rychlostí a vždy namátkově překontrolujte 5–10 % záznamů manuálně, zvláště u nových zaměstnanců nebo prvních měsíců po změně mzdového systému. Zahrňte tuto kontrolu jako formální krok do vašeho workflow v Elys Automate – klidně jako povinné potvrzení před odesláním příkazů.

Nastavení celého workflow pro mzdové odsouhlasení zvládnete s Elys Automate i bez programátora – ale pokud chcete mít jistotu, že vše funguje přesně podle vašich procesů a účetních standardů, neváhejte kontaktovat tým Elys. Pomůžeme vám připravit šablonu scénáře na míru vaší firmě nebo účetní kanceláři, včetně napojení na vaše stávající HR a mzdové nástroje. Orientační cenu zjistíte během pár minut přes naši online kalkulačku – a první konzultace je zdarma.