Krok 1 – Připravte si klientský profil v Elys CRM. Do každého kontaktu doplňte čtyři základní pole: typ hledané nemovitosti, cenový strop, preferované lokality a fáze nákupního procesu (hledá aktivně / zvažuje / čeká na financování). Elys CRM vám umožní vytvořit vlastní tagy a filtry, takže jedním kliknutím uvidíte, kdo je aktuálně horký lead a kdo potřebuje jen udržovací follow-up. Pokud máte data roztrousená v Excelu nebo v jiném systému, věnujte prvnímu dopoledni jejich přenosu – vyplatí se to mnohonásobně.

Krok 2 – Nechte ChatGPT nebo Claude připravit šablony follow-up zpráv na míru. Otevřete ChatGPT nebo Claude a zadejte prompt: 'Jsi asistent realitního makléře. Napiš tři verze follow-up e-mailu po prohlídce bytu: (A) klient byl nadšený, (B) klient váhá kvůli ceně, (C) klient potřebuje čas. Každá verze max 80 slov, přátelský tón, bez nátlaku.' Výsledné šablony zkopírujte do Elys CRM jako e-mailové šablony přiřazené ke konkrétním fázím pipeline. Tím získáte zásobník textů, ze kterých jen vybíráte správnou variantu.

Krok 3 – Automatizujte plánování prohlídek přes Elys Automate. Propojte Elys CRM s vaším kalendářem pomocí Elys Automate tak, aby po každém přidání nové prohlídky do CRM systém automaticky odeslal klientovi potvrzovací zprávu se všemi detaily (adresa, čas, jak se dostat) a 24 hodin předem připomínku. Po ukončení prohlídky trigger automaticky vytvoří úkol 'Odeslat follow-up do 12 hodin' přímo v záznamu klienta. Nastavení tohoto workflow zabere cca 45 minut a pak běží samo – to je ta pravá magie automatizace. 🎯 Krok 4 – Využijte AI pro prioritizaci klientů každé pondělí ráno. Exportujte přehled aktivních klientů z Elys CRM (CSV nebo přímý výpis) a vložte ho do Claude s promptem: 'Toto jsou moji aktuální klienti s datem poslední aktivity, fází pipeline a typem poptávky. Seřaď je podle urgence a navrhni pro každého konkrétní next step.' Za 10 minut máte strukturovaný akční plán na celý týden, místo abyste ho skládali z hlavy.

Chyba č. 1 – Šablony jsou příliš generické a klienti to poznají. Makléři někdy vloží do CRM jednu univerzální zprávu a používají ji pro všechny. Výsledek je sterilní text, který nepůsobí osobně. Řešení: do každé šablony přidejte jedno prázdné pole (např. '{konkrétní detail z prohlídky}'), které před odesláním ručně doplníte – třeba zmínku na balkón, o kterém klient mluvil. Stačí 10 sekund navíc a zpráva okamžitě působí jako psaná na míru.

Chyba č. 2 – Automatizace běží, ale data v CRM jsou zastaralá. Elys Automate nebo jakýkoliv jiný automatizační nástroj pracuje jen s tím, co do systému zadáte. Pokud po prohlídce neaktualizujete stav klienta v Elys CRM, workflow pošle špatnou šablonu ve špatný čas. Řešení je jednoduché: udělejte si ze sdílení poznámek do CRM ihned po prohlídce krátký rituál – ideálně přes mobilní aplikaci ještě cestou z nemovitosti, dokud máte vše v hlavě.

Pokud vás návod zaujal a chcete Elys CRM a Elys Automate nastavit přesně pro potřeby vaší realitní kanceláře, stačí kontaktovat tým Elys – rádi vám ukážeme, jak celé řešení vypadá v praxi, a pomůžeme s prvním nastavením. Nebo si rovnou spočítejte investici přes online kalkulačku. Tři hodiny týdně zpět jsou jen začátek – makléři, kteří systém používají naplno, reportují klidně dvojnásobek.