Začněte exportem dat z účetního systému. Z vašeho softwaru (Pohoda, Money S3, Helios nebo jiný) vyexportujte hlavní knihu, obratovou předvahu a seznam dlouhodobého majetku ve formátu CSV nebo XLSX za uzavírané období. Elys Automate sleduje určenou složku nebo e-mailovou schránku a jakmile soubory dorazí, automaticky je přesune do fronty ke zpracování – žádné ruční nahrávání, žádné zapomenuté soubory.

Druhý krok je AI analýza a kategorizace. Elys Automate předá exporty do Claude s připravenou šablonou promptu, která mu řekne: zkontroluj soulad obratů MD a D na každém účtu, identifikuj transakce bez dokladu nebo s chybnou kategorií, porovnej zůstatky pohledávek a závazků s dokladovou evidencí a vytvoř seznam nesrovnalostí seřazený podle závažnosti. Claude zpracuje i tisícistránkový export a vrátí přehledný strukturovaný výstup v JSON, který Elys Automate okamžitě převede do šablony v Elys Data. Souběžně nechte ChatGPT připravit textové komentáře k nejvýznamnějším položkám – např. zdůvodnění mimořádných nákladů nebo poznámky k odpisovému plánu – ve formátu připraveném rovnou pro přílohu daňového přiznání.

Třetí krok je automatické sestavení finálního balíčku. Elys Automate na základě výstupu z předchozích kroků sestaví PDF report obsahující: odsouhlasenou obratovou předvahu, seznam identifikovaných odchylek s doporučeními, přehled odpisů, rekapitulaci DPH a daně z příjmů a textové komentáře z ChatGPT. Report se automaticky odešle do vaší e-mailové schránky i sdílené složky, takže daňový poradce má všechny podklady připravené dříve, než vám stihne odpovědět na zprávu. 🎯 Celý workflow od spuštění exportu po doručení hotového balíčku trvá typicky 55 až 65 minut – a vy mezitím můžete dělat práci, která skutečně vyžaduje váš odborný úsudek.

Nejčastější chybou je předání neočištěných dat přímo do AI bez předběžné validace. Pokud váš export obsahuje duplicitní řádky, nekonzistentní kódování středisek nebo prázdné povinné sloupce, Claude nebo ChatGPT sice výstup vygenerují, ale výsledek bude zavádějící. Řešení je jednoduché: v Elys Automate nastavte validační krok hned na začátku workflow – automatická kontrola základní struktury souboru (počet sloupců, přítomnost povinných hlaviček, detekce duplicit), která workflow buď pustí dál, nebo vás upozorní na chybu ještě před tím, než AI začne pracovat.

Druhá gotcha je přílišná důvěra ve výstup AI bez lidské kontroly výsledků. AI je skvělý asistent, ale není daňový poradce – zejména u nestandardních transakcí (přeshraničních plnění, restrukturalizačních nákladů, spřízněných stran) může dojít k nesprávné kategorizaci. Doporučené řešení: zahrňte do workflow krok „human review při kterém Elys Automate automaticky označí položky překračující definovaný práh (např. transakce nad 50 000 Kč nebo položky s chybějícím dokladem) a pošle je k manuálnímu schválení konkrétnímu členovi týmu ještě před sestavením finálního reportu. Tím získáte rychlost AI a zároveň klid v duši že nic důležitého neprojde bez vašich očí.

Tento workflow jsme připravili tak, aby byl funkční i bez hluboké technické znalosti AI – stačí správně nastavit Elys Automate a šablony promptů, které vám rádi pomůžeme připravit na míru vašemu účetnímu systému. Pokud chcete začít ještě před další uzávěrkou, můžete rovnou kontaktovat tým Elys nebo si spočítat investici přes naši online kalkulačku – zjistíte, za jak dlouho se automatizace zaplatí.