Krok 1 – Připravte agendu pomocí ChatGPT nebo Claude. Den před poradou otevřete ChatGPT a zadejte prompt ve stylu: „Jsem manažer týmu 6 lidí, zítra máme týdenní status meeting 45 minut. Témata: stav projektu X, blocker Y, plán na příští sprint. Vytvoř strukturovanou agendu s časovými sloty, cílem každého bodu a otázkou, na kterou chceme odpovědět." Za 2 minuty máte professional agendu, kterou jen zkopírujete a pošlete týmu. Claude je skvělý zejména tehdy, když potřebujete agendu pro složitější strategické schůzky – zvládne zohlednit kontext, pokud mu dáte více podkladů.

Krok 2 – Během porady zachycujte zápis v Elys Notes. Elys Notes je nástroj od Elys pro sdílené dokumenty, který si celý tým vidí v reálném čase – podobně jako Google Docs, ale přímo ve vašem pracovním prostředí. Otevřete novou stránku podle předpřipravené šablony (datum, účastníci, agenda, rozhodnutí, action items) a buď zapisuje jeden člen týmu přímo, nebo nahrávejte zvuk a po poradě ho pošlete do Whisper API nebo do Claude s příkazem „Z tohoto přepisu extrahuj: 1) klíčová rozhodnutí, 2) action items s vlastníky a termíny, 3) otevřené otázky." Výsledek vložíte do připravené stránky v Elys Notes během 3 minut. 📝 Krok 3 – Automatizujte distribuci úkolů přes Elys Automate. Po každé poradě spustí Elys Automate workflow, který vezme vyplněnou šablonu z Elys Notes, rozpozná sekci action items a automaticky vytvoří úkoly v Elys Projects s přiřazeným vlastníkem a termínem. Zároveň pošle každému členu týmu stručné shrnutí jeho úkolů přes Elys Chat. Celé nastavení workflow trvá poprvé asi 30 minut, pak běží samo. Pokud chcete přidat ještě vrstvu kontroly, nastavte Elys Automate tak, aby před příští poradou automaticky připomněl nedokončené úkoly – tým se připraví a diskuse hned začne od bodu, kde jste skončili.

• Nástroje, které budete potřebovat:
• ChatGPT nebo Claude – příprava agendy a zpracování přepisu
• Elys Notes – sdílený zápis přístupný celému týmu v reálném čase
• Elys Automate – automatická distribuce úkolů po poradě
• Elys Projects – sledování action items s termíny a vlastníky
• Elys Chat – notifikace členům týmu o jejich úkolech

Chyba č. 1: Šablona existuje, ale nikdo ji nepoužívá konzistentně. Stane se to tehdy, když je šablona v Elys Notes uložena někde v adresáři a každý si ji hledá jinak. Řešení je jednoduché: v Elys Notes si vytvořte sekci „Porady" s podsložkami pojmenovanými podle opakujících se schůzek (Weekly team, Sprint planning, 1:1) a každou šablonu tam připněte jako výchozí stránku. Elys Automate pak může před každou poradou automaticky vytvořit novou kopii šablony s prefyplněným datem a pozvanými účastníky – nikdo nemusí nic hledat.

Chyba č. 2: AI zápis zachytí slova, ale ne kontext. Když dáte Claude nebo ChatGPT surový přepis 45minutové diskuse, výsledek bývá příliš obecný – AI zahrne vše, co bylo řečeno, místo toho, co bylo rozhodnuto. Opravte prompt na konkrétní výstup: „Z přepisu extrahuj POUZE formálně odsouhlasená rozhodnutí a úkoly, které měly jasného vlastníka. Vše ostatní ignoruj." Díky tomu dostanete kompaktní zápis na půl stránky, nikoli přepis celé debaty. Pokud váš tým mluví hodně a rozhoduje málo, zvažte zavedení zvyku říkat hlasitě „OK, rozhodujeme: [X] udělá [Y] do [data]" – AI to pak zachytí spolehlivě.

Pokud chcete přestat trávit hodiny přípravou a dokumentací porad a místo toho mít funkční systém s Elys Notes, Elys Automate a AI zpracováním zápisů, kontaktujte tým Elys – pomůžeme vám nastavit celý workflow na míru vašemu týmu. Nebo si rovnou spočítejte investici přes naši online kalkulačku a zjistěte, za jak dlouho se automatizace vrátí.