Krok 1 – Připravte data o zakázkách. Exportujte ze svého fakturačního systému (Pohoda, Money S3, Fakturoid nebo Excel) přehled posledních 50–100 zakázek. Sloupce, které potřebujete: typ zakázky, výsledná cena, odhadovaný čas, skutečně strávený čas a zda byl projekt ziskový. Pokud nemáte sledovaný skutečný čas, odhadněte ho zpětně – i hrubý odhad stačí na první analýzu. Tento soubor nahrajte do ChatGPT (model GPT-4o nebo novější) nebo do Claude od Anthropicu jako přílohu.

Krok 2 – Nechte AI najít vzory. V ChatGPT nebo Claude zadejte prompt: „Jsi zkušený business analytik. Analyzuj přiložená data zakázek a identifikuj: (1) které typy zakázek mají nejvyšší a nejnižší marži, (2) kde je cena pravděpodobně nastavena příliš nízko vzhledem k pracnosti, (3) jaké cenové pásmo bych měl testovat pro typ X.

Výstup vás možná překvapí – AI velmi přesně odhalí že například projektová dokumentace je u vás chronicky podceněná nebo že expresní zakázky by snesly příplatek 25–40 %. Tento krok vám zabere asi 20 minut a dá vám konkrétní čísla ne jen pocity.

Krok 3 – Automatizujte cenové návrhy pomocí Elys Automate nebo Elys Automate. Jakmile znáte logiku svého ceníku, je čas ji zautomatizovat. V nástroji Elys Automate (dříve Integromat) nebo Elys Automate postavte jednoduchý workflow: zákazník vyplní poptávkový formulář → data se odešlou do AI modelu (přes API ChatGPT nebo Claude) s vaším systémovým promptem obsahujícím cenová pravidla → AI vygeneruje orientační kalkulaci → e-mail s kalkulací přijde automaticky zákazníkovi i vám. Celý workflow v Elys Automate zvládne i netechnický člověk za 2–3 hodiny díky vizuálnímu rozhraní. Výsledek: první odpověď na poptávku do 5 minut místo druhého dne, a vy jste neudělali nic. Pro uložení cenových pravidel a šablon promptů skvěle poslouží Notion AI – máte vše na jednom místě, snadno upravitelné. 🚀 Krok 4 – Nastavte měsíční revizi. Jednou měsíčně přidejte do analýzy nové zakázky a znovu pusťte AI přes data. Ceny konkurence se mění, vaše kapacity také – AI vám řekne, jestli je čas zdražit nebo naopak, kde přicházíte o zakázky kvůli příliš vysoké ceně. Tohle měsíční sezení zabere 30 minut a nahradí hodiny intuitivního přemýšlení.

Chyba 1 – Příliš málo dat v prvním pokusu. Firmy často nahrají 10–15 zakázek a diví se, že výstup AI je vágní. AI potřebuje alespoň 30–50 záznamů, aby našla statisticky smysluplné vzory. Pokud nemáte digitální historii, strávte jedno odpoledne ručním zápisem posledních zakázek do tabulky – investice, která se vrátí hned při první analýze. Čím více dat, tím konkrétnější a spolehlivější doporučení dostanete.

Chyba 2 – Slepá důvěra v AI výstup bez kontextu. AI neví, že váš klíčový zákazník dostává slevu z historických důvodů, nebo že určitý typ zakázky děláte záměrně levně jako vstupní produkt. Vždy berte doporučení AI jako podklad k rozhodnutí, ne jako rozkaz. Přidejte do promptu kontext: „Zákazník X má smluvní slevu 15 %, nezahrnuj ho do benchmarku.

Čím lépe popíšete výjimky tím přesnější analýzu dostanete.

Chyba 3 – Workflow se rozbije a nikdo to nehlídá. Automatizace v Elys Automate nebo Elys Automate jsou spolehlivé, ale občas selže API, změní se formát formuláře nebo vyprší API klíč. Nastavte si v Elys Automate notifikaci e-mailem při selhání scénáře – je to jedno kliknutí v nastavení scénáře. Jednou za dva týdny pošlete testovací poptávku a ověřte, že kalkulace dorazila správně. Pět minut kontroly vás uchráni od situace, kdy zákazník čeká na odpověď a vy nevíte, že workflow leží.

Nastavit tenhle systém od nuly zabere jedno odpoledne – ale jedině tehdy, když víte, co děláte. Pokud chcete mít jistotu, že workflow bude fungovat přesně pro váš typ podnikání, a nechcete ztrácet čas experimentováním, kontaktujte tým Elys. Pomůžeme vám projít celým procesem od analýzy dat až po spuštění automatizace – konkrétně, rychle a bez zbytečné teorie. Nebo si rovnou spočítejte, co by vám automatizace přinesla, přes naši online kalkulačku. Váš čas je příliš cenný na to, aby ho spolklo ruční přepočítávání marží.