Krok 1 – Zachyťte surový materiál z meetingu. Pokud používáte nástroj se zápisem schůzek (například Teams nebo Google Meet s automatickým přepisem), stáhněte přepis jako textový soubor. Nemáte přepis? Stačí pět minut po meetingu rychle nadiktovat do telefonu hlavní rozhodnutí – nemusí být dokonalá věta, jen klíčové body. Tenhle neupravený vstup pak předáte AI.

Krok 2 – Nechte Claude nebo ChatGPT materiál strukturovat. Otevřete Claude 4 nebo ChatGPT a použijte připravený prompt: „Jsi projektový manažer. Z níže uvedeného textu extrahuj všechna projektová rozhodnutí. Pro každé rozhodnutí uveď: (1) stručný název, (2) kontext a důvod rozhodnutí ve 2–3 větách, (3) zodpovědnou osobu nebo tým, (4) datum a (5) případná rizika nebo otevřené otázky. Výstup formátuj jako Markdown se záhlavími H3." Vložte přepis nebo poznámky a AI vám za minutu vrátí čistou strukturu připravenou ke kopírování. 🎯 Krok 3 – Vložte výstup do Elys Notes a propojte s projektem. V Elys Notes otevřete stránku projektu a vytvořte podstránku nazvanou například „Rozhodnutí – [název projektu] – [měsíc]". Vložte Markdown výstup z AI – Elys Notes ho správně naformátuje. Každé rozhodnutí pak prolinkujte s příslušným milníkem nebo úkolem v Elys Projects, aby byl kontext dohledatelný na dvě kliknutí. Pokud chcete celý proces zautomatizovat (například aby se každý nový přepis z meetingu zpracoval a uložil bez manuálního kopírování), Elys Automate to za vás propojí v jednom workflow – stačí nastavit jednou.

Krok 4 – Nastavte pravidelnou revizi pomocí Perplexity nebo Claude. Jednou za sprint nebo měsíc požádejte AI, aby prošla akumulovaná rozhodnutí v Elys Notes a identifikovala: která rozhodnutí nebyla implementována, kde vznikly nové závislosti a která témata se opakují přes více sprintů. Takhle projektová wiki přestane být hřbitovem textu a stane se živým nástrojem pro řízení projektu, který vám ušetří průměrně 4 hodiny týdně, které teď trávíte hledáním kontextu a zodpovídáním otázek „proč jsme to takhle udělali?".

Chyba č. 1: Přepis se nekopíruje celý a AI dostane jen fragment. Stává se to tehdy, když přepis z Teams nebo Meet je rozdělený na více souborů nebo obsahuje časové značky, které AI matou. Řešení je jednoduché – před vložením do AI přepis rychle projděte a smažte časové razítky pomocí jednoduchého hledání a nahrazování v textovém editoru. Případně požádejte AI: „Ignoruj časové značky a soustřeď se pouze na obsah." Výstup pak bude čistý bez zbytečné ruční práce.

Chyba č. 2: Rozhodnutí se ukládají izolovaně bez propojení na zodpovědné osoby. Vidíme to pořád – wiki vypadá skvěle, ale nikdo neví, kdo co odsouhlasil, protože v záznamu stojí jen „tým souhlasil". AI dostane instrukci extrahovat jmenovitou zodpovědnost, ale pokud v přepisu jméno nezazní, nemá odkud ho vzít. Řešení: na začátku každého meetingu si zvykněte říct jméno hlasitě při každém rozhodnutí – „Jana rozhodla, že..." – stačí 10 sekund navíc a wiki se stane skutečně auditovatelnou dokumentací místo anonymního textu.

Chyba č. 3: Wiki existuje, ale nikdo do ní nevlézá, protože není zakořeněna do denní rutiny. Toto je nejčastější organizační selhání. Oprava není technická – je kulturní. Vytvořte v Elys Notes šablonu „Týdenní status" s odkazem na rozhodnutí z daného týdne a nastavte Elys Automate tak, aby každý pátek ve 14:00 odeslal týmu odkaz na aktuální stránku. Když Wiki přijde k lidem, nemusí si pamatovat, aby k ní chodili sami.

Tohle není raketová věda – je to otázka správného nastavení nástrojů a jednoho dobrého promptu. Pokud chcete pomoct s konfigurací Elys Notes pro váš konkrétní projektový tým nebo nastavením automatizace přes Elys Automate, stačí kontaktovat tým Elys a společně to nastavíme na míru vašim potřebám. Anebo rovnou koukněte na naši online kalkulačku a zjistěte, co pro vás dává smysl ekonomicky – většina týmů se vrátí do zisku do dvou týdnů.