Krok 1 – Zmapujte zdroje dat a propojte je přes Elys Automate. Otevřete Elys Automate a vytvořte nový scénář, který každý den automaticky stahuje nové záznamy ze tří míst: z vašeho účetního systému (export CSV nebo API), z Elys Data kde máte uložené schvalovací záznamy a z e-mailového klienta (složka „Schválené faktury"). Nastavte trigger na každý večer ve 23:00 – scénář proběhne na pozadí a vy ráno máte čerstvá data.

Krok 2 – Nechte Claude nebo ChatGPT provést strukturovanou analýzu. Exportovaná data vložte do Claude (nebo ChatGPT s nastaveným systémovým promptem) a použijte tento prompt: „Jsi finanční auditor. Dostaneš seznam transakcí ve formátu CSV. Pro každou transakci ověř: (a) zda existuje odpovídající schválení, (b) zda datum schválení předchází datu platby, (c) zda je přiřazen doklad. Výstup vrať jako tabulku s poli: ID transakce, částka, datum platby, datum schválení, schvalovatel, stav dokladu, případná anomálie." Claude odpoví strukturovanou tabulkou, kterou přímo zkopírujete do Elys Data nebo Excelu.

Krok 3 – Automatizujte měsíční report a upozornění na odchylky. V Elys Automate nastavte druhý scénář: jakmile Claude vrátí výstup s označenou anomálií, systém automaticky odešle upozornění odpovědné osobě přes e-mail nebo Elys Chat. Zároveň jednou měsíčně (první pracovní den) Elys Automate sestaví kompletní auditní report ve formátu PDF z Elys Data a rozešle ho finančnímu řediteli a externímu auditorovi. Celý měsíční cyklus pak probíhá bez jediného ručního zásahu – vy jen zkontrolujete výsledek a podepíšete. 🚀 Krok 4 – Nastavte archivaci a verzování. Každý vygenerovaný report nechte Elys Automate automaticky uložit do sdíleného úložiště s časovým razítkem a jménem autora. Pro dlouhodobou archivaci (typicky 5–10 let dle zákona) použijte strukturovanou složkovou hierarchii: rok → měsíc → typ dokladu. Perplexity vám pomůže rychle ověřit aktuální zákonné lhůty pro archivaci konkrétních typů dokladů v České republice, pokud si nejste jisti.

Nejčastější chyba je nechat AI pracovat s nekompletními nebo špatně formátovanými daty a pak se divit, proč výstup neodpovídá realitě. Claude ani ChatGPT nedokáže správně přiřadit doklad k transakci, pokud v CSV chybí jednotné ID nebo se jedno číslo faktury vyskytuje ve dvou různých formátech (např. „2026-0042" vs. „FA2026042"). Řešení: před prvním spuštěním věnujte hodinu normalizaci dat – sjednoťte formáty číslování ve zdrojovém systému a otestujte scénář na vzorku 20 transakcí, než ho pustíte na celý měsíc.

Druhá záludnost spočívá v tom, že firmy nastaví automatický report, ale zapomenou ošetřit výjimky – například faktury schválené ústně nebo mimořádné platby schválené zkráceným postupem. AI pak tyto položky označí jako anomálie, zahlcují notifikacemi a tým je začne ignorovat (klasický „alert fatigue"). Vyřešte to tak, že v Elys Data vytvoříte samostatnou tabulku výjimek s polem „důvod odchylky" a schvalovatelem. Elys Automate před odesláním upozornění automaticky zkontroluje, zda transakce není v tabulce výjimek – pokud ano, report ji zahrne, ale bez alarmu.

Třetí chybou je přílišná důvěra v AI výstup bez lidské kontroly. Auditní stopa má právní váhu, a proto každý měsíční report musí ověřit reálný člověk – ideálně finanční ředitel nebo hlavní účetní. Nastavte v workflow povinný krok „human approval" v Elys Automate: report se externímu auditorovi odešle až po tom, co odpovědná osoba klikne na tlačítko „Potvrzuji správnost" v interním formuláři. Tento krok trvá 5 minut, ale chrání firmu před odesláním chybného dokumentu.

Nastavení celého workflow v Elys Automate zvládnete i sami podle tohoto návodu, ale pokud chcete mít jistotu, že je vše propojené správně a odpovídá specifikům vašeho účetního systému, neváhejte kontaktovat tým Elys – nebo si rovnou spočítejte investici přes online kalkulačku. Ušetřených 6 hodin měsíčně se rychle promítne do čísel, která vaši auditoři ocení.