Krok 1 – Připravte datové exporty ve sjednoceném formátu. Z každé zapojené entity exportujte otevřené pohledávky a závazky vůči sesterské společnosti do CSV nebo XLSX. Pokud váš účetní systém neumí exportovat přímo do těchto formátů, použijte Elys Data jako mezistupeň – stačí nakonfigurovat jednu tabulku se sdílenou strukturou sloupců (datum, číslo dokladu, částka, protiúčet, entita). Klíčové je mít konzistentní identifikátor dokladu na obou stranách; bez toho AI nemá jak řádky spárovat.

Krok 2 – Zapojte AI pro analýzu odchylek. Nahrajte oba exporty do Claude (nebo ChatGPT GPT-4o) a zadejte prompt ve stylu: „Porovnej tyto dva seznamy transakcí podle čísla dokladu. Vypiš všechny řádky, kde se částky liší o více než 1 Kč, chybí spárování nebo se liší datum účtování o více než 3 dny. Výsledek vrať jako tabulku s komentářem k příčině odchylky." Claude je v tuto chvíli výrazně lepší v přesném číselném srovnávání a ve formulaci srozumitelných vysvětlení – doporučujeme ho pro finální výstup, zatímco ChatGPT lze využít pro rychlý první průchod při větším objemu dat.

Krok 3 – Automatizujte celý cyklus přes Elys Automate. Sestavte workflow, které se spustí automaticky k předem nastavenému datu (například 2. pracovní den v měsíci): (1) stáhne exporty z Elys Data nebo přímo z účetního API, (2) odešle soubory do AI modelu s pevně nastaveným promptem, (3) výslednou tabulku odchylek uloží do sdílené složky a (4) zašle notifikaci příslušnému účetnímu do Elys Chat nebo e-mailem. Celý workflow v Elys Automate nastavíte bez jediného řádku kódu pomocí vizuálního builderu – obvykle do 90 minut konfigurace jednou provždy. 🚀 Krok 4 – Nastavte schvalovací smyčku. Každá odchylka by měla mít přiřazeného vlastníka, který ji do 24 hodin buď vysvětlí, nebo opraví. Elys Automate umí po nahrání reportu automaticky vytvořit úkoly v Elys Projects s termínem a odpovědnou osobou. Tím eliminujete nekonečné e-maily a máte auditní stopu pro případ kontroly.

Chyba 1 – Nekonzistentní číslování dokladů mezi entitami. Největší past, do které firmy padají: jedna entita čísluje faktury jako „FAK-2026-0042" a druhá jako „2026/042". AI pak nedokáže řádky spárovat a označí vše jako odchylku. Řešení je jednoduché – ještě před prvním spuštěním si sjednoťte konvenci číslování, nebo do promptu přidejte instrukci: „Při párování ignoruj pomlčky, lomítka a nuly na začátku čísel." Tohle malé upřesnění sníží počet falešných odchylek o 80 %.

Chyba 2 – Příliš velké soubory poslané přímo do AI chatu. Jakmile export překročí zhruba 500 řádků, kontextové okno modelu se může přeplnit a výsledky jsou nespolehlivé. Řešením je rozdělení dat po blocích v Elys Automate (iterační smyčka po 200 řádcích) nebo nahrání souborů přes file upload API s instrukcí ke strukturovanému výstupu. Nikdy nespoléhejte na to, že AI „nějak zvládne" velký soubor bez ověření – vždy zkontrolujte, zda výstupní tabulka obsahuje stejný počet řádků jako vstup.

Chyba 3 – Chybějící verzování reportů. Pokud Elys Automate přepíše výstupní soubor při každém běhu, ztrácíte historii a při auditu nemáte čím doložit, jak odsouhlasení probíhalo. Nastavte workflow tak, aby každý report ukládal s časovým razítkem v názvu souboru (např. „intercompany_reconciliation_2026-06-02.xlsx"). Jsou to 2 minuty navíc při konfiguraci, které vám jednou zachrání život.

Mezipodnikové odsouhlasení s AI není raketová věda, ale správná konfigurace Elys Automate a výběr správných promptů může ušetřit nebo naopak ztratit hodiny práce. Pokud chcete mít jistotu, že workflow funguje přesně pro váš účetní systém a strukturu skupiny, můžete kontaktovat tým Elys – společně nastavíme celý proces na klíč. Nebo si rovnou spočítejte investici přes online kalkulačku a zjistěte, za jak dlouho se automatizace vrátí.