Krok 1 – Centralizujte všechny klienty v Elys CRM. Elys CRM je nástroj od Elys navržený přímo pro týmy, které potřebují mít přehled o desítkách aktivních kontaktů najednou. Každého nového zájemce zadejte (nebo nechejte automaticky importovat z webového formuláře) jako kartu s klíčovými údaji: preferovaná lokalita, rozpočet, počet pokojů, preferovaný termín prohlídky a fáze nákupního rozhodnutí. Štítkování jako 'horký lead', 'čeká na financování' nebo 'chce do 3 měsíců' vám umožní okamžitě vidět, kdo potřebuje vaši pozornost dnes a kdo počká do příštího týdne.

Krok 2 – Nechejte ChatGPT nebo Claude napsat personalizované follow-up zprávy. Po každé prohlídce otevřete ChatGPT nebo Claude a zadejte jednoduchý prompt: 'Napiš přátelský follow-up e-mail pro klienta Petra Nováka, který si dnes prohlédl byt 3+kk v Praze 6 za 8,5 milionu. Klient ocenil světlost bytu, ale váhá kvůli velikosti balkónu. Navrhni mu alternativní nemovitost a nabídni novou prohlídku.' Za dvě minuty máte personalizovaný e-mail, který nevypadá jako šablona – a klient to pozná. Celý text pak vložte přímo do záznamu v Elys CRM jako poznámku nebo ho rovnou odešlete.

Krok 3 – Automatizujte opakující se follow-up pomocí Elys Automate. Největší časová ztráta není psaní e-mailů, ale pamatování si, kdy je poslat. Elys Automate vám umožní nastavit chytrý workflow: pokud klient 5 dní nereagoval na nabídku, automaticky se spustí připomínkový e-mail. Pokud klient potvrdí prohlídku, systém mu ihned pošle potvrzení s adresou, mapou a tipem na parkování – to vše bez jediného kliknutí z vaší strany. Workflow zvládnete nastavit za jedno odpoledne a pak jedou na autopilotu týdny a měsíce. Plánování samotných prohlídek pak řešte přes Elys Booking, kde si klienti sami volí volné termíny z vašeho kalendáře – konec nekonečného ping-pongu přes WhatsApp. 🗓️

Chyba č. 1 – příliš obecné AI prompty. Makléři často zadají ChatGPT nebo Claude něco jako 'napiš follow-up e-mail' a pak jsou zklamaní, že výsledek zní genericky. Řešení je jednoduché: vždy přidejte konkrétní detail z prohlídky nebo konverzace s klientem. Čím specifičtější prompt, tím přesvědčivější výsledek. Uložte si do Elys Notes sbírku osvědčených promptů pro různé situace – po prohlídce, po zamítnuté nabídce, po podpisu rezervační smlouvy – a kopírujte je s drobnými úpravami. Ušetříte čas a e-maily budou stále osobní.

Chyba č. 2 – CRM jako pouhý adresář. Největší chyba je používat Elys CRM jen na ukládání kontaktů a pak stejně vše řešit v hlavě nebo v papírovém diáři. Elys CRM přináší hodnotu teprve tehdy, když do něj zaznamenáváte každou interakci: telefonát, prohlídku, odeslané dokumenty, klientovu reakci. Bez těchto dat nemůže AI ani automatizace pracovat chytře. Stanovte si pravidlo – každý kontakt s klientem zapište do CRM do 10 minut, ideálně rovnou z mobilu. Brzy to bude reflex, který vám ušetří hodiny dohledávání a omlouvání se za zapomenuté detaily.

Pokud vás tento postup zaujal a chcete vědět, jak konkrétně nastavit Elys CRM a Elys Automate pro vaši realitní kancelář, neváhejte kontaktovat tým Elys – rádi vám ukážou demo přímo na vašich datech. Nebo si rovnou spočítejte, co vás automatizace bude stát, přes naši online kalkulačku. Pět hodin týdně navíc je 260 hodin ročně – to je více než měsíc pracovního času, který můžete věnovat klientům místo adminstrativě.