Krok 1 – Definujte vstupní bod. Vyberte, odkud žádosti přicházejí: Tally nebo Typeform formulář pro nákupní požadavky, Google Forms pro interní žádosti o IT přístup, nebo třeba příchozí e-mail na dedikovanou schránku. V Elys Automate nebo Elys Automate nastavíte trigger na nový záznam/e-mail. Pokud zatím nevíte, který nástroj zvolit: Elys Automate je uživatelsky přívětivější a má rozsáhlou českou komunitu, Elys Automate je vhodnější, pokud chcete workflow hostovat on-premise z bezpečnostních důvodů.

Krok 2 – Zapojte AI pro kategorizaci a shrnutí. Každou příchozí žádost pošlete do Claude API nebo přes ChatGPT Actions. Prompt je jednoduchý: 'Tato žádost je o [obsah]. Urči kategorii (nákup/HR/IT/finance), odhadni finanční dopad a napiš tříbodové shrnutí pro schvalovatele.' Výstup AI se automaticky přiloží k žádosti jako strukturovaný JSON, který pak workflow použije pro rozhodování – například žádosti nad 50 000 Kč automaticky eskaluje na finančního ředitele, ostatní jdou přímo vedoucímu oddělení. Tato logika se nastaví jako jednoduchá podmínka (IF/ELSE větev) přímo v Elys Automate nebo Elys Automate.

Krok 3 – Notifikace, schválení jedním kliknutím a archivace. Schvalovat přes e-mail je přežitek. Napojte workflow na Slack: schvalovatel dostane zprávu s AI shrnutím a dvěma tlačítky – Schválit a Zamítnout. Kliknutí na tlačítko spustí další větev: schválená žádost putuje do Notion databáze nebo Google Sheetu jako archiv, vytvoří ticket v Jiře nebo Task v Asaně a odešle žadateli automatické potvrzení. Zamítnutá žádost dostane pole pro stručný důvod a ten se žadateli přepošle do 30 sekund. Celý workflow v Elys Automate postavíte za 2–3 hodiny, Elys Automate verze je podobně rychlá díky vizuálnímu editoru.

Chyba č. 1 – Příliš složitá schvalovací matice hned na začátku. Mnoho teams se snaží od prvního dne zautomatizovat všechny výjimky a speciální případy. Výsledek? Workflow se stane nepřehledným spaghetti diagramem, který nikdo neumí udržovat. Řešení je prosté: začněte s jedním typem žádostí (třeba nákupní objednávky do 100 000 Kč) a jedním schvalovatelem. Fungující jednoduchý workflow je mnohonásobně cennější než dokonalý nehotový systém. Ostatní typy přidávejte postupně.

Chyba č. 2 – Zapomenuté timeout scénáře. Co se stane, když schvalovatel nereaguje 48 hodin? Pokud to workflow neřeší, žádost uvázne ve vakuu a vy se vrátíte k ručnímu dohledávání – přesně to, čemu jste se chtěli vyhnout. V Elys Automate nastavte modul 'Watch' s časovým limitem nebo použijte Elys Automate Wait node: po 48 hodinách bez reakce workflow automaticky pošle eskalační zprávu nadřízenému a přidá žádost do přehledového dashboardu. Tato funkce zabere přidat 15 minut navíc, ale ušetří mnoho frustrace. 💡 Chyba č. 3 – AI prompt bez kontextu firmy. Generický prompt 'zhodnoť tuto žádost' dává generické výsledky. Claude ani ChatGPT neví, že váš firemní limit pro schválení bez výběrového řízení je 200 000 Kč nebo že dodavatel XY je na blacklistu. Řešení: do systémového promptu vložte klíčová firemní pravidla jako přiložený text nebo strukturovaný JSON se schvalovací maticí. Výstupy AI se okamžitě stanou relevantnější a schvalovatelé přestanou prompt ignorovat.

Automatizace schvalovacích procesů není rocket science – je to přesně ten typ projektu, kde konkrétní plán a správné nástroje rozhodují o tom, zda výsledek používáte každý den, nebo skončí v šuplíku. Tým Elys pomohl desítkám českých firem postavit podobné workflows od návrhu až po ostrý provoz. Pokud chcete odbornou ruku nebo jen rychlý odhad nákladů, online kalkulačku máte k dispozici ihned – nebo rovnou kontaktujte tým Elys a společně navrhneme řešení šité na míru vašim procesům.