Krok 1 – Příprava dat a šablony pro AI: Ze svého ERP nebo účetního systému exportujte seznam interních faktur za uplynulé období ve formátu CSV nebo Excel. Sloupce by měly obsahovat alespoň: číslo dokladu, vystavující středisko, přijímající středisko, částku, datum a stav schválení. Pokud váš systém umožňuje automatický export, nastavte ho jako opakující se úlohu – ideálně přes Elys Automate, které dokáže export spustit v přesně definovaný čas a soubor uložit na sdílené místo dostupné dalším krokům workflow.

Krok 2 – AI analýza a párování dokladů: Nahrajte exportovaný soubor do ChatGPT nebo Claude a použijte prompt ve stylu: „Jsi účetní expert. Porovnej přiložené řádky interních faktur – u každé zkontroluj, zda existuje odpovídající záznam na straně přijímajícího střediska se shodnou částkou a datem. Všechny odchylky větší než 100 Kč nebo nesouhlasící datum vypiš do přehledné tabulky s komentářem, co pravděpodobně způsobilo nesoulad." Claude v tomto úkolu vyniká díky schopnosti pracovat s delšími dokumenty a udržet kontext celého datového souboru najednou. Výstupem je tabulka odchylek připravená pro interní revizi – bez jediného ručního hledání.

Krok 3 – Automatizace notifikací a schvalování přes Elys Automate: Výslednou tabulku odchylek nechte Elys Automate automaticky rozeslat odpovědným vedoucím středisek s výzvou k vyjádření. Workflow v Elys Automate zachytí odpovědi, zapíše stav ke každé odchylce a po dosažení konsenzu odešle accountingovému týmu sumarizační zprávu s potvrzením, že odsouhlasení je kompletní. Celý cyklus – od exportu po potvrzení – tak proběhne bez jediného manuálního e-mailu a bez rizika, že někdo přehlédne odpověď ztracenou v inboxu. 🚀 Pokud chcete výstupy rovnou zapisovat do strukturované databáze pro budoucí audity, lze Elys Automate propojit i s Elys Data, kde budou záznamy trvale archivovány a dohledatelné.

Chyba č. 1 – Nekonzistentní formát exportu mezi středisky: Největší brzda automatizace nejsou AI nástroje, ale data samotná. Pokud jedno středisko exportuje částky s tečkou jako oddělovačem tisíců a druhé s čárkou, nebo pokud se datum píše jako DD.MM.RRRR v jednom souboru a RRRR-MM-DD v druhém, párování selže hned na začátku. Řešením je vytvořit jednu centrální exportní šablonu a pomocí Elys Automate ji automaticky distribuovat před každou uzávěrkou. Jakýkoli soubor, který formátu neodpovídá, workflow odmítne a pošle odesílateli upozornění ještě předtím, než se dostane k AI analýze.

Chyba č. 2 – Slepá důvěra v AI výstup bez kontrolního kroku: AI – ať jde o ChatGPT, Claude nebo jiný model – může výjimečně přehlédnout odchylku nebo ji chybně zařadit, zvláště pokud jsou vstupní data neúplná. Nenechávejte proto výstup rovnou putovat do účetního systému bez lidského oka. Nastavte v Elys Automate povinný schvalovací krok: odpovědný účetní dostane přehled AI výstupu, potvrdí jeho správnost jedním kliknutím a teprve pak se data propíší dál. Tento krok přidá ke celkovému procesu maximálně pět minut, ale eliminuje riziko systémové chyby, která by se jinak objevila až při auditu.

Odsouhlasení interních faktur nemusí být každoměsíční noční můra. Pokud chcete Elys Automate nastavit přesně pro vaše střediska, procesy a účetní systém, neváhejte kontaktovat tým Elys – společně workflow navrhneme, otestujeme a spustíme. A pokud chcete nejdřív jen rámcový přehled investice, mrkněte na naši online kalkulačku a zjistěte, kolik hodin a korun vaší firmě automatizace vrátí každý měsíc.